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Akte 03 · Vom Auftrag bis zum Geldeingang

Rechnung raus, Zahlung rein, nichts vergessen.

Rechnungen schreiben ist Abendarbeit, Mahnungen schreiben macht niemand gern — und beides kostet bares Geld, wenn es liegen bleibt. Ihre Bürokraft übernimmt den kompletten Weg vom fertigen Auftrag bis zum Zahlungseingang.

  • [✓]Rechnung aus Ihrer Vorlage: fortlaufende Nummer, saubere Ablage, Rechnungsausgangsbuch — und automatisch als E-Rechnung (ZUGFeRD), die ab 2027 ohnehin Pflicht wird.
  • [✓]Zahlungseingang im Blick: Kontoauszug abgeglichen, offene Posten geführt — Sie sehen jederzeit, wer noch schuldet.
  • [✓]Freundlich erinnert: Zahlungserinnerung nach Ihrem Zeitplan, in Ihrem Ton. Ab Stufe drei übernehmen Sie — mit fertiger Historie.

Arbeitsplan · Rechnung & Zahlung

  1. Aus Auftrag oder Zuruf den Rechnungsentwurf erstellen — Sie geben frei
  2. Versand als PDF + E-Rechnung, Ablage, Rechnungsausgangsbuch
  3. Kontoauszug abgleichen, offene Posten führen
  4. Erinnern nach Ihrem Stufenplan, Eskalation an Sie
E-Rechnung wird für alle Betriebe Pflicht
(ab 2027/2028, je nach Umsatz).
Ihre Word-Rechnung bleibt — und wird konform.

Ihr Geld, Ihre Freigabe.

Die Bürokraft bereitet vor, Sie geben frei — beim Geld gibt es keine Ausnahme von dieser Regel.

SCHRITT 1 — IM GO-LIVE

Vorlage & Stufenplan

Ihre Rechnungsvorlage, Ihre Zahlungsziele, Ihr Mahn-Ton. Dazu die Kontoauszüge: als simpler Bank-Export oder automatisch — nur lesend, versteht sich.

SCHRITT 2 — LAUFEND

Schreiben & abgleichen

Rechnungen entstehen als Entwurf und gehen nach Ihrer Freigabe raus. Zahlungseingänge werden abgehakt, offene Posten geführt.

SCHRITT 3 — NACH ZEITPLAN

Erinnern & eskalieren

Höflich nach 7 Tagen, bestimmt nach 21 — Sie legen die Stufen fest. Überweisungen und Mahnbescheide bleiben immer bei Ihnen.

Was Sie dafür brauchen

Kein neues Programm, keine Umstellung. Ihre Bürokraft arbeitet mit dem, was da ist.

Sie brauchen: Ihre Rechnungsvorlage und einen Kontoauszug-Export aus dem Onlinebanking (jede Bank kann CSV). Wichtig: Die Bürokraft überweist nie selbst — sie bereitet vor, Sie geben frei.

Was sie nicht tut: Inkasso und Mahnbescheide. Wenn Stufe drei nicht wirkt, gehört der Fall zu Ihnen oder Ihrem Anwalt — mit sauber dokumentierter Historie.

149 €/Monat

Diese Akte als Einstieg. Jede weitere Akte +90 €, alle sechs für 599 € — der Minijob-Preis, ohne Stundendeckel. Einrichtung 0 €, monatlich kündbar, bezahlt wird erst nach Go-Live und 100 Vorgängen.

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