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Akte 04 · Nichts bleibt liegen

Ein Postfach, das sich selbst sortiert.

Ins info@-Postfach schauen alle, zuständig fühlt sich niemand. Ihre Bürokraft liest mit, sortiert, legt ab und sorgt dafür, dass Fristen und Anfragen bei der richtigen Person landen.

  • [✓]Sortiert und zugeordnet: Anfrage, Rechnung, Behördenpost, Werbung: jede Mail bekommt Kategorie und Zuständigen.
  • [✓]Fristen werden Termine: Mahnung, Behördenschreiben, Vertragsfrist: erkannt und mit Vorlauf in den Kalender gelegt.
  • [✓]Ablage nach Aktenplan: Anhänge und gescannte Briefpost landen benannt im richtigen Ordner, auffindbar, auch in zwei Jahren.

Arbeitsplan · Postfach & Post

  1. Zentrales Postfach und Scan-Ordner laufend überwachen
  2. Jede Nachricht einordnen: Anfrage, Beleg, Frist, Spam
  3. Dokumente benennen und im Aktenplan ablegen
  4. Fristen mit Vorlauf in den Kalender, Anfragen an die richtige Person
Behördenschreiben mit 14-Tage-Frist,
gefunden am Tag des Eingangs,
nicht beim Aufräumen drei Wochen später.

Vom Posteingang zum Aktenplan.

Die Bürokraft bringt ihre eigene Ordnung mit. Sie segnen sie einmal ab, danach gilt sie.

SCHRITT 1: IM GO-LIVE

Aktenplan festlegen

Wir bringen einen bewährten Ordner- und Benennungsstandard mit. Sie passen an, was bei Ihnen anders heißt, fertig ist die Ablage, die jeder versteht.

SCHRITT 2: LAUFEND

Sortieren & abgelegen

Jede eingehende Mail und jeder Scan wird eingeordnet und abgelegt. Was eine Antwort braucht, bekommt einen Entwurf oder landet beim Zuständigen.

SCHRITT 3: FREITAGS

Der Wochenbericht

Was kam rein, was wurde erledigt, welche Fristen stehen an: eine Mail, zwei Minuten Lesezeit, Sie sind im Bild.

Was Sie dafür brauchen

Kein neues Programm, keine Umstellung. Ihre Bürokraft arbeitet mit dem, was da ist.

Sie brauchen: Microsoft 365 mit einem zentralen Postfach (info@, buchhaltung@, was Sie haben) und optional einen Scanner für die Briefpost. Die Bürokraft bekommt: ein eigenes Postfach in Ihrem Betrieb. Mitarbeiter leiten ihr einfach weiter, was sie erledigen soll.

Was sie nicht tut: heikle Post selbst beantworten. Bei allem, was Fingerspitzengefühl braucht, bekommen Sie einen Entwurf: abschicken entscheiden Sie.

149 €/Monat

Diese Akte als Einstieg. Jede weitere Akte +90 €, alle sechs für 599 € · der Minijob-Preis, ohne Stundendeckel. Einrichtung 0 €, monatlich kündbar, bezahlt wird erst nach Go-Live und 100 Vorgängen.

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