digitale Bürokraft

digitale Bürokraft / Aufgaben / Akte 04

Akte 04 · Nichts bleibt liegen

Ein Postfach, das sich selbst sortiert.

Ins info@-Postfach schauen alle — zuständig fühlt sich niemand. Ihre Bürokraft liest mit, sortiert, legt ab und sorgt dafür, dass Fristen und Anfragen bei der richtigen Person landen.

  • [✓]Sortiert und zugeordnet: Anfrage, Rechnung, Behördenpost, Werbung — jede Mail bekommt Kategorie und Zuständigen.
  • [✓]Fristen werden Termine: Mahnung, Behördenschreiben, Vertragsfrist — erkannt und mit Vorlauf in den Kalender gelegt.
  • [✓]Ablage nach Aktenplan: Anhänge und gescannte Briefpost landen benannt im richtigen Ordner — auffindbar, auch in zwei Jahren.

Arbeitsplan · Postfach & Post

  1. Zentrales Postfach und Scan-Ordner laufend überwachen
  2. Jede Nachricht einordnen: Anfrage, Beleg, Frist, Spam
  3. Dokumente benennen und im Aktenplan ablegen
  4. Fristen mit Vorlauf in den Kalender, Anfragen an die richtige Person
Behördenschreiben mit 14-Tage-Frist,
gefunden am Tag des Eingangs —
nicht beim Aufräumen drei Wochen später.

Vom Posteingang zum Aktenplan.

Die Bürokraft bringt ihre eigene Ordnung mit — Sie segnen sie einmal ab, danach gilt sie.

SCHRITT 1 — IM GO-LIVE

Aktenplan festlegen

Wir bringen einen bewährten Ordner- und Benennungsstandard mit. Sie passen an, was bei Ihnen anders heißt — fertig ist die Ablage, die jeder versteht.

SCHRITT 2 — LAUFEND

Sortieren & abgelegen

Jede eingehende Mail und jeder Scan wird eingeordnet und abgelegt. Was eine Antwort braucht, bekommt einen Entwurf oder landet beim Zuständigen.

SCHRITT 3 — FREITAGS

Der Wochenbericht

Was kam rein, was wurde erledigt, welche Fristen stehen an — eine Mail, zwei Minuten Lesezeit, Sie sind im Bild.

Was Sie dafür brauchen

Kein neues Programm, keine Umstellung. Ihre Bürokraft arbeitet mit dem, was da ist.

Sie brauchen: ein zentrales Postfach (info@, buchhaltung@ — was Sie haben) und optional einen Scanner für die Briefpost. Die Bürokraft bekommt: ein eigenes Postfach in Ihrem Betrieb — Mitarbeiter leiten ihr einfach weiter, was sie erledigen soll.

Was sie nicht tut: heikle Post selbst beantworten. Bei allem, was Fingerspitzengefühl braucht, bekommen Sie einen Entwurf — abschicken entscheiden Sie.

149 €/Monat

Diese Akte als Einstieg. Jede weitere Akte +90 €, alle sechs für 599 € — der Minijob-Preis, ohne Stundendeckel. Einrichtung 0 €, monatlich kündbar, bezahlt wird erst nach Go-Live und 100 Vorgängen.

Go-Live-Termin buchen